Tid och pengar över till annat!

Skrivet av Johan tors, 2009-12-17 14:05
Teaser: 

Att sitta och prissätta och stansa information som vi borde fångat mycket tidigare i processen känns inte som 2000-talet – så resonerade Kaj Johansson Åkeri när man beslutade sig för att göra något åt saken.

Sparat in en halvtidstjänst
- Genom att göra en analys över processerna i verksamheten för att identifiera förbättringspotentialen så har vi redan lyckats frigöra tid motsvarande halvtidstjänst på administrationen, och då är inte systemet ännu fullt utbyggt, säger Stefan Johansson, ekonomichef på Kaj Johansson Åkeri.

- När vi hade identifierat de största tidstjuvarna, så var det enkelt att fokusera på rätt faktorer när vi i nästa läge skulle identifiera ett system som skulle stödja oss i våra nya processer. Vi ville ju ha ett system som kunde hjälpa oss att skapa nya processer, inte bara förbättra de vi redan hade tillägger Stefan Johansson.

Digitalt orderflöde
Systemen som har hjälpt Kaj Johansson Åkeri att effektivisera och förenkla vardagen är transportplaneringssystemet Hogia MobiLast samt Vehcos fordonssystem Co-Driver. Genom att integrera dessa två system kan nu informations- och orderflödet iföretaget skötas helt digitalt. Lösningen är enkel, man lägger in kundens orderinformation i Hogia MobiLast och genom ett knapptryck skickar man ut ordern till mest lämplig resurs. Väl ute i bilen har chauffören den informationen han behöver för att genomföra uppdraget.  Efter utfört arbete skickas ordern tillbaka till kontoret och man kan vidarelägga den för fakturering. 

Eftersom systemet är fullt utbyggt med prishantering behövs i princip ingen manuell handpåläggning. Ibland sker det att kunden behöver något extra utöver det som står i ordern. Chauffören kan då enkelt lägga till ändringar till ordern i handatorn och skicka in till MobiLast.

I vissa fall får chauffören ordern direkt av kunden, i stället för att som förr skriva en transportsedel på dessa uppdrag, registrerar chauffören nu själv ordern direkt i sin fordonsdator. Transportledningen får därmed i realtid reda på aktuell information inne på kontoret och kan således övervaka arbetet. När chauffören slutför uppdraget uppdateras Hogia MobiLast med rätt information och pris och uppdraget är därmed klart för fakturering! 

En annan stor vinst med systemet är att vi klart kan konstatera att ledtiden från slutfört uppdrag tills att uppdraget är fakturerat har minskat väsentligt. I och med detta har vi även förbättrat kassaflödet i vårt företag avsevärt, avrundar Stefan Johansson på Kaj Johansson Åkeri.